Gantt Chart là gì – Hướng dẫn sử dụng và ứng dụng quản lý dự án
Đã kiểm duyệt nội dungĐể giúp cho công việc được thực hiện hiệu quả hơn, sơ đồ Gantt được tạo ra với nhiều ưu điểm nổi bật. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu sơ đồ Gantt Chart là gì và cách vẽ nó một cách hiệu quả nhất thông qua bài viết dưới đây.
Gantt Chart là gì? Lịch sử hình thành?
Gantt Chart là một loại sơ đồ thường được sử dụng để trình bày các công việc và sự kiện theo trình tự thời gian. Trên sơ đồ này, trục tung thể hiện tên các công việc cần thực hiện, trong khi trục hoành thể hiện các mốc thời gian tương ứng.
Tuy nhiên, trước khi hiểu rõ về Gantt Chart, chúng ta cần tìm hiểu về lịch sử hình thành của loại sơ đồ này. Vào cuối những năm 1800, một kỹ sư người Ba Lan tên là Karol Adamiecki đã phát triển một sơ đồ về luồng công việc, được gọi là “harmonogram”. Sau đó, vào khoảng năm 1910, Henry Gantt đã nâng cao khái niệm này lên một tầm cao mới, bằng cách thiết kế biểu đồ sao cho người giám sát có thể biết được công việc của họ đang được thực hiện như thế nào.
Cuối cùng, vào năm 1915, loại sơ đồ này đã được công nhận và sử dụng rộng rãi đến ngày nay, đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh.
Các thành phần chính trong Gantt Chart
Ngoài hai thành phần cơ bản là trục tung và trục hoành, trong một Gantt Chart hoàn chỉnh còn bao gồm các thành phần sau:
Danh sách nhiệm vụ: Hiển thị danh sách các công việc cần thực hiện trong dự án, chẳng hạn như nghiên cứu tài liệu, chọn đề tài,… và được đặt trên trục tung của biểu đồ.
Dòng thời gian: Thể hiện tổng thời gian của dự án và được chia thành các mốc thời gian cụ thể tương ứng với các nhiệm vụ, thường được đặt trên trục hoành của biểu đồ.
Phân công nguồn lực: Hiển thị tên của các cá nhân hoặc nhóm chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ tương ứng.
Cột mốc: Liệt kê các sự kiện quan trọng trong quá trình thực hiện dự án.
Phụ thuộc: Thể hiện mối quan hệ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ trong dự án theo một trật tự thời gian nhất định.
Thanh công việc: Cung cấp hình ảnh rõ ràng hơn về thời gian và tiến độ của các công việc cần thực hiện.
Tiến độ: Thể hiện kết quả hoặc tiến trình của các công việc đang được thực hiện.
Ví dụ minh họa về Gantt Chart
Để giúp bạn hiểu rõ hơn về sơ đồ Gantt, hãy xem xét một ví dụ cụ thể như sau:
Một nhà máy quyết định không lắp đặt hệ thống kiểm soát ô nhiễm để tiết kiệm chi phí và bị cơ quan yêu cầu phải lắp đặt trong vòng 16 tuần, kèm theo cảnh báo sẽ bị đóng cửa nếu không hoàn thành đúng thời hạn. Trên sơ đồ Gantt, các công việc của dự án này sẽ được trình bày như sau:
- Sơ đồ Gantt theo phương pháp triển khai sớm
Phương pháp này cho phép các công việc được triển khai sớm hơn miễn là chúng không ảnh hưởng đến các công việc trước đó.
Cụ thể, những công việc mà bất kỳ sự chậm trễ nào cũng sẽ ảnh hưởng đến tiến độ của dự án sẽ được biểu diễn trên đường gantt màu xanh dương, trong khi những công việc khác có thể được triển khai sớm hoặc chậm đều được và được thể hiện bằng màu xanh lá cây.
- Phương pháp triển khai chậm trong sơ đồ Gantt:
Cho phép các công việc được chậm bắt đầu mà không ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành dự án. Điều này được thể hiện qua độ lệch thời gian giữa các công việc, được biểu thị bằng nét chấm gạch, được gọi là thời gian dự trữ.
- Sơ đồ Gantt liên kết
Sơ đồ Gantt liên kết của dự án có thể biểu diễn dưới dạng liên kết giữa các công việc theo trình tự. Nghĩa là, công việc đầu tiên phải hoàn thành trước khi bắt đầu làm công việc tiếp theo, và tiếp tục như vậy cho đến khi hoàn thành toàn bộ dự án.
Lợi ích, hạn chế của Gantt Chart
Sơ đồ Gantt được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực hiện nay bởi những lợi ích lớn mà nó đem lại. Tuy nhiên, đồng thời cũng có một số hạn chế xuất hiện cần được tham khảo như sau:
Lợi ích
Phương thức lập kế hoạch hoàn hảo
Sơ đồ Gantt là phương thức hoàn hảo để lập kế hoạch cho nhiều dự án, giảm tình trạng chồng chéo lẫn nhau để từ đó giúp dễ dàng xây dựng các công việc cùng thời gian thực hiện một cách hiệu quả.
Quản lý và kiểm soát được cùng lúc nhiều thông tin
Với cách thức trình bày đơn giản, sơ đồ giúp bạn nắm được rõ các thông tin cần thiết của một dự án về nhân sự, thời gian, nội dung công việc với toàn bộ tiến độ dự án.
Nâng cao năng suất làm việc
Giúp mỗi cá nhân hiểu được sự quan trọng của từng mắt xích để có thể chủ động hoàn thành công việc sao cho không ảnh hưởng tới tiến độ của thành viên khác và của toàn dự án.
Giúp kiểm soát việc sử dụng nhân lực hiệu quả
Cung cấp cho người quản lý một cái nhìn tổng quan về dự án để biết cách phân phối công việc sao cho hiệu quả nhằm đảm bảo các nguồn nhân lực được sử dụng một cách hợp lý và tối ưu.
Hạn chế
Sơ đồ Gantt có một số hạn chế như sau:
- Không linh hoạt do phụ thuộc vào việc phân chia công việc. Trong trường hợp có sai sót hoặc thời lượng ước tính sai, nhà quản lý có nguy cơ phải làm lại toàn bộ lịch biểu dự án.
- Chỉ phù hợp với các dự án nhỏ. Với những dự án quá lớn và quá nhiều công việc, sơ đồ Gantt sẽ không thể xem tổng quan trên màn hình và cập nhật thông tin thường xuyên sẽ mất thời gian.
- Không xử lý được hết các ràng buộc của dự án. Sơ đồ Gantt tập trung chủ yếu vào thời gian và không thể mô tả được yếu tố chi phí và phạm vi.
Để quản lý doanh nghiệp đạt hiệu quả, chủ doanh nghiệp cần kết hợp sơ đồ Gantt với các sơ đồ khác như sơ đồ DFD.
Quy trình viết một Gantt Chart khi quản lý dự án
Nếu bạn muốn tạo một sơ đồ Gantt cho dự án của mình, bạn có thể thực hiện các bước sau đây:
Bước 1: Liệt kê tất cả các công việc cần thực hiện trong dự án, bao gồm mục tiêu, nội dung và thời gian triển khai dự án.
Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc, xem công việc nào cần phải hoàn thành trước và đảm bảo chúng xảy ra theo thứ tự tuần tự.
Bước 3: Biểu diễn sơ đồ Gantt thông qua các dữ liệu trên bằng Excel hoặc Microsoft Project, Base Wework, vv …
Bước 4: Theo dõi và cập nhật thường xuyên nếu trong thời gian triển khai dự án có điều chỉnh hoặc thay đổi bất ngờ xảy ra.
Làm thế nào để viết một sơ đồ Gantt tại Excel?
Để viết một sơ đồ Gantt trên Excel, bạn có thể làm theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu bằng cách thêm cột % hoàn thành trong bảng thực hiện (actual) và thêm cột Ngày đã hoàn thành trong phần chuẩn bị dữ liệu (Data Preparation).
Bước 2: Tạo mới 1 biểu đồ bằng cách chọn thẻ Chèn (Insert) rồi chọn Biểu đồ (Chart)/ Thanh (Bar)/ Thanh xếp chồng (Stacked Bar).
Bước 3: Nạp dữ liệu vào biểu đồ bằng cách chọn thẻ Chart Tools rồi chọn mục Design và chọn tiếp Select Data. Tại cửa sổ Select Data Source, chọn nút Add để thêm dữ liệu cho biểu đồ. Sau đó, nhập tên của dữ liệu và các giá trị tương ứng vào cửa sổ Edit Series. Tiếp theo, chọn nút OK để lưu các dữ liệu vừa nhập. Lặp lại quá trình này cho tất cả các dữ liệu cần thêm vào biểu đồ.
Bước 4: Trong phần Chart data range, chọn vùng dữ liệu cần nạp và thêm một vùng dữ liệu mới trong phần series bằng cách bấm nút Add. Sau đó, thay đổi thứ tự của cột Start date lên trước cột Days và chỉnh sửa lại mục Horizontal Axis Labels.
Bước 5: Để sắp xếp thứ tự của các task, bạn có thể bấm vào tên của từng Task trong biểu đồ, sau đó vào cửa sổ Axis Options và chọn mục Reverse Order để sắp xếp ngược lại thứ tự các Task.
Bước 6: Để chỉ giữ lại phần biểu đồ số ngày thực hiện, bạn có thể thực hiện như sau: click chuột phải vào thanh biểu đồ và chọn Format Data Series => chọn Fill và chọn No fill, sau đó chọn Border và chọn No Line.
Bước 7: Để thay đổi khoảng thời gian của các task, bạn có thể bấm chuột vào mục ngày tương ứng trong biểu đồ, sau đó nhập 2 ngày cần thiết vào. Tiếp theo, bạn có thể format cells cho 2 vị trí đó dưới dạng General.
Bước 8: Theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việc bằng cách bấm chuột vào biểu đồ và chọn thẻ Chart Tools/ Design / Add Chart Element / Error Bars / More Error Bar Options. (Việc thêm Error Bars sẽ giúp theo dõi sự khác biệt giữa dự kiến và thực tế trong quá trình thực hiện dự án).
Bước 9: Trong mục Format Error Bars, bạn chọn Direction là Plus, End style là No cap, Error Amount là Custom/ Specify Value và chọn tới vùng Days Completed. Sau đó, bạn định dạng màu và độ rộng hiển thị cho vùng này là hoàn thành.
Trên đây là tất cả các thông tin chi tiết và tổng quan về Gantt chart để hỗ trợ bạn trả lời câu hỏi “Gantt chart là gì” một cách chính xác nhất. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp ích cho bạn trong việc hiểu và áp dụng sơ đồ này một cách hiệu quả nhất.
Thông tin được biên tập bởi: cta.edu.vn
